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5S-Methode: Ordnung auf Japanisch

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Kern GmbH

Ein ordentliches und sauberes Arbeitsumfeld steigert nicht nur unsere Produktivität, sondern auch unser Wohlbefinden. Und doch passiert es im täglichen Betrieb schnell, dass man den Arbeitsplatz unordentlich hinterlässt. Um dem vorzubeugen und das nachhaltig zu verhindern, wurde die sogenannte 5S-Methode entwickelt.

Als geistiger Vater der 5S-Methode gilt der Japaner Taiichi Ōno. Er entwickelte in den 1950er Jahren das von Toyoda Sakichi begründete Toyota-Produktionssystem (TPS) weiter und ergänzte es um neue Elemente und Methoden, darunter die Just-in-time-Produktion und das Kanban-System zur Steuerung von Logistik- und Produktionsprozessen. Auf seinen Ideen basiert das methodische Konzept des Kaizen, was frei übersetzt so viel wie „Veränderung zum Besseren“ bedeutet. In der westlichen Welt häufig lediglich als Managementsystem verstanden, bezeichnet Kaizen in Japan eine ganze Lebens- und Arbeitsphilosophie.

Ziel des Kaizen ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP), bei dem Führungskräfte wie Mitarbeiter*innen gleichermaßen eingebunden sind. Diesem Prozess zugrunde liegen die fünf Prinzipien Prozessorientierung, Kundenorientierung, Qualitätsorientierung, Kritikorientierung und Standardisierung. Grob zusammengefasst handelt es sich dabei um die Erkenntnis, dass Kundengewinnung teurer ist als Kundenbindung und Kunden lassen sich nur dann an ein Unternehmen binden, wenn sie mit der Qualität der Produkte und Dienstleistungen zufrieden sind. Der Faktor Mensch spielt dabei eine entscheidende Rolle, denn letztlich sind es die einzelnen Mitarbeiter*innen, die in ihrem anvertrauten Bereich am besten für eine Qualitätssicherung sorgen können. Kritik und Verbesserungsvorschläge, etwa zur Optimierung der Arbeitsabläufe oder zur Kostensenkung, sind nicht nur erlaubt, sondern explizit erwünscht. Diese sind in einen Kreislauf stetiger Planung, Umsetzung, Kontrolle und Verbesserung eingebettet.

Zur Durchführung des Kaizen-Gedankens stehen verschiedene Werkzeuge zur Auswahl, die sich teils überschneiden und ergänzen. Neben Checklisten wie den 7M oder den 7W gehören die Just-in-time-Produktion (JIT) und die 5S-Methode zu den bekannteren. Weniger geläufig sind „Die drei Mu“ (Muda = Verschwendung, Mura = Abweichung, Muri = Überlastung) oder „Die sieben Muda“, die sieben Arten der Verschwendung.

Bei der Kanban-Methode werden mit einfachen Farbcodes Lagerbestände gekennzeichnet.
Bei der Kanban-Methode werden mit einfachen Farbcodes Lagerbestände gekennzeichnet.
Ist der gelbe Lagerabschnitt erreicht kann nachbestellt werden, bei rot muss nach bestellt werden.
Ist der gelbe Lagerabschnitt erreicht, kann nachbestellt werden, bei rot ist der Bestand zu niedrig und es muss nachbestellt werden.

Die 5S-Methode

Ursprünglich für Werkstattarbeitsplätze konzipiert, lassen sich die 5S auch auf andere Prozesse im Betrieb, etwa die Arbeit im Büro, übertragen. Einsatz findet die Methodik dabei in vielen Geschäftsbereichen. Ob in der Produktion, der Dienstleistung, der Verwaltung, der Datenablage oder der IT, ihre Effizienz hat sich stetig bewährt.  Die „S“ stehen hierbei für exakt definierte Maßnahmen:

  • Sortieren (jap. Seiri): Sortiere alles aus, was nicht benötigt wird. So kann man sich beispielsweise fragen, ob in einer Firma der gesamte Vorrat an Papier direkt am Drucker gelagert werden muss, oder ob es hierfür spezielle Lagerbereiche zur Aufbewahrung gibt.
  • Systematisieren (jap. Seiton): Stelle ordentlich hin. Was tatsächlich gebraucht wird, bekommt einen, unter ergonomischen Gesichtspunkten ausgesuchten, definierten und gekennzeichneten festen Platz. Alles, was häufig gebraucht wird, sollte schnell griffbereit sein.
  • Sauberkeit (jap. Seiso): Säubere deinen Arbeitsplatz. Mitarbeiter*innen reinigen ihr Umfeld und ihre Utensilien selbst. Dabei werden eventuelle Mängel erkannt, markiert und stetig abgearbeitet.
  • Standardisieren (jap. Seiketsu): Mache Standards zur Gewohnheit. Kennzeichnungen, Beschriftungen und Markierungen helfen dabei, den Überblick zu behalten. Klebeetiketten an einem Regalfach zeigen beispielsweise, ob noch genügend Verbrauchsmaterialien wie Druckerkartuschen vorhanden sind, oder ob die Mindestlagermenge unterschritten wurde. Dabei ist entscheidend, dass Zuständigkeiten geklärt sind: Wer ist verantwortlich, dass ausreichend Toner vorhanden ist, wer wird verständigt, um neuen nachzubestellen? Sogenannte Shadowboards zeigen an, an welchem Platz Werkzeuge und Arbeitsgeräte aufbewahrt werden müssen. Mit einem Blick lässt sich so erkennen, wo etwas fehlt. Regelmäßiges Aufräumen verhindert zudem, dass neue Gegenstände ungeplanten Zugang zum Arbeitsplatz finden.
  • Selbstdisziplin (jap. Shitsuke): Stetiges Üben und Verbessern der eigenen Disziplin. Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Selbstbeherrschung essentiell. Ist beispielsweise eine Stellfläche für ein Werkzeug definiert, gehört es auch immer dahin. Es werden regelmäßige Kontrollen durchgeführt und Abweichungen notiert. Festgestellte Abweichungen müssen umgehend beseitigt werden.
Mit Shadowboards werden häufig benötigte Utensien an fest definierten Orten aufbewahrt. Fehlende Gegenstände sind auf dem ersten Blick am gekennzeichneten Schattenriss erkennbar.
Mit Shadowboards werden häufig benötigte Utensilien an fest definierten Orten aufbewahrt. Fehlende Gegenstände sind auf dem ersten Blick am gekennzeichneten Schattenriss erkennbar.

Im deutschen Sprachraum ist die 5S-Methode auch als 5A-Methode bekannt. Die japanischen Begriffe werden dabei durch Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatzsauberkeit, Anordnung zur Regel machen und Alle Punkte einhalten und verbessern ersetzt.

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