5S-Methode: Ordnung auf Japanisch
Vor- und Nachteile der 5S-Methode
Mit dem Instrumentarium der 5S-Methode lässt sich das Umfeld eines Arbeitsplatzes, etwa einer Werkbank oder einem Schreibtisch, sicherer, sauberer und vor allem übersichtlicher gestalten. Ordnung und Sauberkeit sind nicht nur Grundvoraussetzungen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse, sondern gelten auch als Grundlage für Qualitätsarbeit.
Wer seine Arbeitsgeräte nicht lange suchen muss, sondern weiß, wo sie zu liegen haben, spart viel Zeit. Unordnung stellt immer auch eine Unfallgefahr dar, darum erhöht ein aufgeräumter Arbeitsplatz direkt die Sicherheit. Ein sauberes Umfeld fördert nicht nur das eigene Wohlbefinden, sondern hinterlässt auch einen guten Eindruck bei Außenstehenden. Durch die Standardisierung laufen Übergaben mit Kolleg*innen schneller und einfacher ab, da man sich nicht erst an persönliche Ordnungssysteme der anderen Person gewöhnen muss. Indem man sich regelmäßig überflüssiger Gegenstände entledigt, wird Raum frei, der sich sinnvoll füllen lässt. Zudem lässt sich Verschwendung vorbeugen und damit unmittelbar Kosten einsparen. Wer einen besseren Überblick über den Materialbestand behält, kann Verbrauchsstoffe rechtzeitig nachbestellen und damit zu jeder Zeit verfügbar halten. Materialien mit begrenzter Haltbarkeit werden verbraucht, ehe sie überlagert sind.
Die 5S-Methode ist bei allen Vorteilen bei weitem kein Wundermittel. Die Organisation und Optimierung der Prozesse geschehen damit nicht von alleine, sondern bedürfen vor allem Disziplin. Bei einer zu strikten Befolgung des Systems, läuft man womöglich Gefahr, sich in starren Formalismen zu verlieren. Überregulierung und Bürokratisierung des Arbeitsalltags wären die Folge in deren Konsequenz sich Mitarbeiter*innen eingeengt und langfristig unzufrieden fühlen können. Es muss daher eine Balance gefunden werden, um auch in festgelegten Ordnungskonzepten den einzelnen Mitarbeiter*innen persönlichen Raum zur Entfaltung zu bieten und sie zum Mitgestalten der Prozesse anzuregen.
Praxisbeispiel Shadowboard
Über die Jahre haben sich sogenannte Shadowboards (dt. Schattenbretter) als wirkungsvolles Ordnungssystem etabliert. Werkzeuge und Gegenstände des täglichen Gebrauchs werden an festgelegten Plätzen aufbewahrt. Boards aus Schaumstoff oder Kunststoff eignen sich besonders für Schubladen. Sie verfügen über Aussparungen für jeden notwendigen Gegenstand. So ist zum einen auf den ersten Blick erkennbar, wenn ein Gegenstand fehlt, zum anderen kann kein anderer Gegenstand, der nicht dieselbe Passform hat, dessen Platz einnehmen. Damit fällt auch auf, wenn neue Gegenstände an Stellen gelagert werden, wo sie nicht hingehören.
Für die Wandmontage eignen sich Lochbleche, wie sie bspw. in Werkstätten bewährt sind. Aufkleber in Form eines Gerätes bilden eine Art Schatten und markieren die Position des Werkzeugs. Mit einer Kombination aus horizontalen und vertikalen Shadowboards hat man auch auf dem Schreibtisch alle Büroutensilien sofort zu Hand, ohne dabei zu viel Raum auf der Arbeitsplatte zu verlieren.
Jeder Stift hat seinen Platz – mit den Kern Shadowboards bleibt Ihr Schreibtisch ein strukturierter Arbeitsplatz ganz im Sinne der 5S-Methode für Ordnung und Sauberkeit.
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