Visitenkartengeschichte
Visitenkarten-Konventionen
Eine ansprechende Gestaltung, ein besonderes Papier, ein hochwertiger Druck oder eine aufwändige Veredelung nützen wenig, wenn man nicht den sorgsamen Umgang mit Visitenkarten pflegt. Der beginnt bereits bei der Aufbewahrung der Karte. Waren Falten und Knicke in der Karte einst eine eigene Kommunikationsform, gelten sie heute als unansehnlich. Mit Eselsohren, abgestoßenen Ecken, verbogenes Papier, Kratzern und abgenutztem Druck leidet nicht nur der optische Eindruck, sondern vor allem das Image. Eine Aufbewahrung in der Hosen- oder Jackentasche ist nicht zu empfehlen, da hier Blessuren unvermeidlich sind. Gerade in der Geldbörse leiden Visitenkarten besonders stark unter der ständigen Beanspruchung.
Es gilt zudem als unhöflich eine Karte, die man entgegennimmt, einfach in die Tasche oder die Geldbörse zu stecken. Visitenkarten, die eigenen, wie auch die empfangenen werden daher idealerweise in einem Etui oder einer Box aufbewahrt. Hier können sie den Transport unbeschadet überstehen. Das Etui oder die Box selbst kann in ihrer Aufmachung zur eigenen Präsentation beitragen.
Auch bei der Übergabe gibt es Regeln zu beachten. Vor allem auf Messen oder Konferenzen ist es üblich bei der Begrüßung Visitenkarten auszutauschen. Bei einem Besuch wird der Austausch normalerweise erst zum Abschied vorgenommen. Insbesondere wenn man zu einer Gesprächsrunde stößt empfiehlt sich dies, um die Atmosphäre nicht zu stören. Der Gast ergreift die Initiative und bietet dem Gastgeber seine Karte an. Der ranghöchsten, bzw. der ältesten Person wird zuerst eine Karte angeboten. Ist die nicht klar auszumachen verfährt man reihum. Die Karte wird so übergeben, dass sein Gegenüber alle wichtigen Informationen direkt lesen kann, ohne die Karte drehen zu müssen. Augenkontakt bei der Übergabe zeigt Respekt und Selbstwert. Während in Asien die Visitenkarte als Statussymbol in einer quasi rituellen Handlung mit beiden Händen und einer Verbeugung überreicht und entgegengenommen wird, wird sie in Europa in der Regel mit einer Hand weitergegeben. Dies wäre in Japan eine grobe Beleidigung.
Die Annahme einer Visitenkarte erfolgt ebenso respektvoll. Nach der Übergabe sollte man sich einen Moment Zeit nehmen um die Informationen darauf zu lesen. Sie einfach wegzustecken wird als Desinteresse an seinem Gegenüber interpretiert. Es empfiehlt sich, wenn möglich, die Visitenkarte zunächst mit dem Namen nach oben auf dem Tisch liegen zu lassen und erst am Ende des Gesprächs wegzustecken. Sie liegen zu lassen und zu vergessen ist selbstredend ebenso taktlos wie handgeschriebene Notizen auf einer erhaltenen Visitenkarte. Ausgenommen hiervon sind Ergänzungen wichtiger persönlicher Daten, die im Beisein der Person ergänzt oder korrigiert werden.
Gesammelt werden Visitenkarten entweder in Boxen oder in speziellen Mappen und Rotationskarteien. Heute werden die Karten oftmals gescannt bzw. die Informationen händisch oder automatisch (bspw. mittels QR-Codes) in eine digitale Form übertragen. So können die Kontaktdaten schnell und einfach vom Computer, Tablet oder Smartphone abgerufen werden.
Meishi – Die Visitenkarte in Japan
In Asien hat die Visitenkarte einen besonders hohen gesellschaftlichen Stellenwert. Gerade in Japan, entwickelten sich strenge Konventionen im Umgang mit den Meishi genannten Karten. Anders als in Europa überreicht hier die älteste oder ranghöchste Person der jüngeren oder rangniederen als erstes die Karte. Die Übergabe erfolgt respektvoll mit beiden Händen und einer anschließenden Verbeugung. Die Angaben auf der Karte werden aufmerksam studiert. Anschließend übergibt die jüngere oder rangniedere Person ihre Visitenkarte auf dieselbe Weise. Es ist unhöflich die Karte sofort wegzustecken. Vor allem die Aufbewahrung in der Hosen- oder Gesäßtasche gilt als Fauxpas.
Da japanische Vor- und Nachnamen oft mit unterschiedlichen, aber gleichlautenden Zeichen geschrieben werden ist der Austausch der Visitenkarte unerlässlich, um die korrekte Schreibweise eines Namens zu erfahren. Japaner, die oft geschäftlichen Kontakt mit Ausländern pflegen, verwenden in der Regel zweisprachige Visitenkarten. Auf der einen Seite ist die japanische Schreibweise, auf der anderen die meist englische Übersetzung.